پاورپوینت جامع و کامل با عنوان تصمیم گیری و پاسخگویی سریع و دقیق

لینک دانلود و خرید پایین توضیحات
دسته بندی : پاورپوینت
نوع فایل : PowerPoint (..pptx) ( قابل ویرایش و آماده پرینت )
تعداد صفحه : 8 صفحه

قسمتی از متن PowerPoint (..pptx) :

تصمیم گیری و پاسخگویی سریع و دقیق Thinking On Your Feet عنوان تصمیم گیری و پاسخگویی سریع و دقیق نوع ابزار مراحل استفاده اجرا موضوع ارتباطات و مهارت ها سطح فردی / گروهی / سازمانی پیچیدگی متوسط هرگاه بتوانید افکار و ایده های خود را در مدت اندکی، به صورت یکپارچه و دقیق بیان کنید؛ مطمئن باشید که مخاطبان، ایده های شما را شنیده اند. بنابراین، فردی با اعتمادبه نفس، متقاعدکننده و قابل اطمینان خواهید بود. به هنگام فراگیری این مهارت، "اعتمادبه نفس"، نقش مهمی دارد. زمانی که اطلاعاتی را ارائه می کنید؛ یا نظر و پیشنهاد خود را بیان می کنید، مطمئن شوید که در مورد موضوع مورد بحث خود، از اطلاعات کافی برخوردار هستید. این بدان معنا نیست که باید در مورد هرچیزی، تمام اطلاعات موجود را بخاطر بسپارید؛ اما اگر از سطح دانش خود مطمئن باشید، حتی در سخت ترین شرایط، آرامش و آمادگی ذهنی خود را حفظ خواهیدکرد. راز این مهارت در آن است که باید مهارتها و تکنیک های متعددی را یادبگیرید و تمرینات مناسبی را برای شرایطی که احتمالاً تحت فشار قرار خواهیدگرفت، انجام دهید. سپس، هرزمان که با سوالات یا شک های ناگهانی روبرو بشوید، آمادگی لازم برای استفاده از این تکنیکها و تمرینات را خواهیدداشت. در این شرایط میتوانید هنگام ارائه افکار و واکنش های خود، آرامش، استحکام و قدرت خود را حفظ کنید. در همین راستا، به نکات زیر توجه نمایید: 1. آرام باشید. شاید این برخلاف احساس واقعی شما باشد، اما اگر می خواهید صدای شما تحت فشار، آرام بماند و ذهن شما توانایی تفکر داشته باشد؛ باید تا حد امکان آرامش خود را حفظ کنید. •نفس عمیق بکشید. •یک نفس دیگر بکشید و پیام های مثبت و موثری را با خود مرور کنید. •عضلات ران، پا و بازوی خود را برای چند ثانیه منقبض کرده و سپس آن ها را رها کنید. 2. گوش بدهید. این که "خوب گوش دادن" برای فراگیری مهارت "تصمیم گیری و پاسخگویی سریع و دقیق"، امری حیاتی است، اصلاً جای تعجب ندارد. چرا باید گوش بدهید؟ برای اینکه پیش از پاسخگویی یا تصمیم گیری، مطمئن باشید که درخواست یا سوال را به خوبی درک کرده اید. اگر خیلی سریع به سوال پاسخ دهید، ممکن است در مسیر نادرست گام بردارید؛ پس برای ارتقای مهارت "گوش دادن" خود، به این نکات توجه کنید: •دقیقاً به سوال توجه کنید. •به زبان بدن فرد پرسش گر نیز توجه کنید. •سعی کنید پیام سوال یا درخواست مطرح شده را برای خود تفسیر کنید. آیا این یک تهاجم است؟ یک درخواست منطقی برای اطلاعات بیش تر است؟ یا یک آزمون است؟ چرا این فرد، چنین سوالی را مطرح کرده است؟ چه نیتی دارد؟ 3. از فرد پرسش گر بخواهید که سوال خود را تکرار کند. اگر خیلی تحت فشار بودید؛ درخواست کنید که سوال را دوباره بپرسند. این کار کمی به شما وقت می دهد تا در مورد شرایط و واکنش خود بیش تر فکر کنید. در نگاه اول، افراد فکر می کنند که اگر این کار را انجام دهند، فردی نامطمئن جلوه خواهندکرد. اما در حقیقت، این کار بدان معناست که شما به موضوع توجه دارید و می خواهید پاسخ مناسب و دقیقی برای پرسش مطرح شده، ارائه کنید. همچنین با این درخواست، فرصت دیگری در اختیار فرد پرسش گر قرار می گیرد تا سوال دقیق¬تری را مطرح نماید. به یاد داشته باشید که شاید فرد(افراد) پرسش گر نیز تحت فشار یا در زمان کمی سوال خود را مطرح کرده باشد؛ بنابراین تکرار سوال، باعث می شود که او نیز افکار خود را بهتر سازماندهی کرده و سوال دقیق تر و شفاف تری را ارائه کند. با تکرار سوال، شما نیز فرصت دارید تا نیت و هدف افراد را از پرسیدن چنین سوالی، ارزیابی کنید. اگر فرد، سوال خود را دقیق تر و شفاف تر بیان کرد؛ یعنی وی قصددارد اطلاعات بیش تری بدست آورد. اما اگر همان سوال را با تاکید و شدت بیش تری مطرح کرد، احتمالاً تنها می¬خواهد تمرکز و آرامش شما را برهم بزند. در این وضعیت، نکته بعدی کاملاً کاربرد خواهدداشت. 4. از تاکتیک های "تاخیری" استفاده کنید. گاهی برای اینکه افکار خود را جمع بندی کرده و خود را آرام نمایید، به زمان بیش تری نیازدارید. قطعاً آخرین گزینه شما این است که همان اولین فکری که به ذهنتان می آید را بیان کنید. زیرا معمولاً این واکنش شما را فردی عصبی و نامطمئن نشان میدهد. پس: •خودتان سوال را تکرار کنید. این کار زمان بیش تری را در اختیارتان می گذارد و می توانید دقیقاً مشخص کنید که سوال از شما چه میخواهد. حتی گاهی میتوانید سوال را از دیدی مثبت و خوشایندتر نگاه کنید. نمونه؛ "تاثیر توسعه را بر مشتریان چگونه ارزیابی کرده ام؟ آیا اطمینان دارم که در طول توسعه، آن ها تجربه مثبتی را خواهندداشت؟" •تمرکز خود را بیش تر کنید. شما در اینجا سوال را از خودتان نمی پرسید تا آن را شفاف تر کنید؛ بلکه سعی دارید ابعاد آن را تا جایی محدود کنید که راحت تر مدیریت شود. نمونه؛ "شما علاقمندید که بدانید من چطور تاثیر این توسعه را بر مشتریان ارزیابی کرده¬ام؟ چه حوزه¬هایی بیش تر مدنظر شماست: دردسترس بودن محصول یا خدمات حضوری؟" •از پرسش گر بخواهید که سوال را شفاف تر کند. این کار نیز، پرسش گران را وادار می کند تا دقت بیش تری داشته باشند و سوال را مشخص تر بپرسند. نمونه؛ "منظور شما این است که تحلیلی دقیق و با جزییات در مورد اثرات توسعه بر مشتریان ارائه کنم یا فقط می خواهید بدانید که من از چه دیدی و با چه ابزاری به این مساله نگاه کرده ام؟" •از پرسش گر بخواهید که واژه های خاص را تعریف کند. ممکن است که مشکل شما، واژه های تخصصی باشد. اگر تعریف دقیقی از واژه ها و ایده های مورد نظر فرد پرسش گر داشته باشید؛ مطمئن میشوید که او را به درستی درک کرده اید. 5. از سکوت به عنوان مزیت خود استفاده کنید. بیش تر ما فکر می کنیم که سکوت شرایط بدی را ایجاد می کند؛ درحالی که اگر به موقع از آن استفاده کنید، بیانگر این نکته است که شما بر افکار خود مسلط هستید و می توانید با مهارت کامل به سوالات پاسخ دهید. زمانی که برای پاسخگویی عجله می کنید، واژه های درستی برای بیان منظور خود انتخاب نمی کنید. پس کمی صبر کنید و به ذهن خود اجازه بدهید تا افکارتان را جمع بندی کند. 6. اطلاعات دقیق و مناسبی ارائه کنید. زمانی که تحت فشار قرار گرفته اید، اطلاعات بیش از حد و اطلاعات محدود و کم، هر دو کاربردی برای شما نخواهند داشت. اگر پاسخی بسیار کوتاه بدهید؛ مکالمه را به یک بازجویی تبدیل خواهید کرد (قطعا سوالات بیش تری از شما پرسیده می شود و کنترل شرایط به دست فرد پرسش گر می افتد). اگر هم پاسخی بسیار طولانی ارائه کنید؛ توجه مخاطبان را از دست می دهید و به سمت گزافه گویی خواهید رفت. به یاد داشته باشید که از شما سوال پرسیده نشده است که در پاسخ به سخنرانی پیرامون موضوع موردنظر بپردازید؛ بلکه پرسش گر، به دنبال جوابی درست و دقیق است.